Gibt es eine Registrierkassenpflicht?

Grundsätzlich herrscht in Deutschland Freiheit bei der Wahl des verwendeten Kassensystems. Jedoch sind Gastronomen dazu verpflichtet, die Vorschriften zur Kassenführung zu beachten, insbesondere in Bezug auf das Kassengesetz (KassenG), die Kassensicherungsversordnung (KassenSichV) und die technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Auch bei einer offenen Ladenkasse müssen also alle Umsätze lückenlos und detailliert mit allen steuerrelevanten Informationen unveränderbar aufgezeichnet werden. Wer sich wiederum für eine elektronische Registrierkasse entscheidet, erleichtert sich die Pflicht zur Datenerhebung um ein Vielfaches. So ist nicht nur die Belegausgabe vereinfacht, auch werden alle Transaktionen garantiert sauber und vollständig im System aufgezeichnet. Eingabefehler bei der manuellen Buchführung werden so minimiert und auch die Ausgabe des täglichen Kassenberichts erfolgt automatisch. 

Ab dem 01. Januar 2025 müssen dem Finanzamt alle elektronischen Kassensysteme über ein elektronisches Meldeverfahren (z. B. „Mein ELSTER“ oder „ERIC-Schnittstelle“) gemeldet werden. Für Systeme, die vor dem 01. Juli 2025 angeschafft wurden, endet die Meldefrist am 31. Juli 2025; Systeme, die nach dem 01. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats dem Finanzamt gemeldet werden. Auch die Außerbetriebnahme eines Systems muss binnen eines Monats mitgeteilt werden. 

Auch wenn es Ihnen freisteht, eine offene Ladenkasse zu nutzen, entbindet Sie dies nicht von der Belegausgabepflicht sowie von der Einzelaufzeichnungspflicht. Sämtliche Umsätze müssen also auch in diesem Fall lückenlos und detailliert mit allen steuerrelevanten Informationen unveränderbar aufgezeichnet werden. So gehört es auch zu Ihren Pflichten, einen täglichen kassensturzfähigen Kassenbericht anzufertigen. Ein wöchentlicher oder monatlicher Kassenbericht ist nicht zulässig. Ebenso darf dieser nicht in einer Standardsoftware wie Word oder Excel erstellt werden. Wer eine Software nutzt, muss darauf achten, dass diese GoBD-konform ist.

Gastronomien, die sich nicht an die Vorgaben der Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) halten und eine elektronische Kasse ohne TSE einsetzen, müssen mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen rechnen. So können bei Verstößen gegen die KassenSichV Bußgelder von bis zu 25.000 € verhangen werden. Eine unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen kann wiederum mit Bußgeldern von bis zu 5.000 € zu Buche schlagen. Im Falle von fehlerhaften oder lückenhaften Aufzeichnungen kann das Finanzamt zudem Umsatzschätzungen vornehmen, die meist mit hohen Steuernachzahlungen einhergehen. Steht der Verdacht einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung im Raum, können neben Bußgeldern auch Strafverfahren eingeleitet werden. 

Wer seine Kasse um eine TSE-Integration erweitern muss, hat grundsätzlich zwei Möglichkeiten. So kann die Wahl beispielsweise auf die Nachrüstung einer Hardware-Lösung (bspw. in USB- oder SD-Form) fallen. Die Zertifizierung für diese TSE-Integrationen beträgt in der Regel zwischen 3 und 5 Jahre, bevor erneut Kosten für eine neue Zertifizierung entstehen. Alternativ können Sie sich auch für eine Cloud-basierte Lösung entscheiden. Hier erfolgt die Abrechnung monatlich.

Auch wenn es in Deutschland keine Registrierkassenpflicht gibt, so bietet die Wahl eines elektronischen Kassensystems viele Vorteile, insbesondere für Gastronomen:

• Saubere Aufzeichnungen
  Die Verwendung eines elektronischen Kassensystems garantiert eine genaue Aufzeichnung der Transaktionen, ebenso erfolgt die Erstellung eines täglichen Kassenberichts automatisch.
• Keine Beweispflicht
  Eine Registrierkasse verschafft Ihnen bei einer Kassen-Nachschau Rechtssicherheit, denn wer eine TSE-fähige Registrierkasse nutzt, ist nicht in der Pflicht, die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten zu beweisen.
• Einfache Belegausgabe
  Eine Registrierkasse hilft Ihnen dabei, für jede Bewirtung und jeden Verkauf einen Kassenbon oder Beleg auszustellen. Auf Wunsch können Sie die Belege sogar elektronisch, also per E-Mail, zusenden, statt diese auf Papier zu drucken. So leisten Sie gleichzeitig auch einen Beitrag zur Nachhaltigkeit in der Gastronomie.
• Effiziente Geschäftsabläufe
  Von der Bestellabwicklung über das Bestandsmanagement und die Datenauswertung bis hin zur Kundenbindung – eine Registrierkasse sorgt in vielen Bereichen Ihrer Gastronomie für mehr Effizienz. 
   

Für die TSE-Integration stehen unterschiedliche Varianten zur Verfügung:

• Cloud-TSE: 
  Bei dieser Option kommuniziert Ihr Kassensystem über das Internet mit einer TSE, die sich in einer Cloud befindet.
• USB-Stick/SD-Karte: 
  Das TSE wird mittels USB- oder SD-Slot direkt an Ihr Kassensystem angeschlossen.
• Kassenbondrucker mit TSE:
  Mithilfe von Bondruckern bzw. Aufrüst-Kits für Bondrucker mit integrierter TSE kann der TSE-Pflicht nachgekommen werden.
• Netzwerk-TSE:
  Bei mehreren Kassen in einem gemeinsamen Netzwerk kann es sinnvoll sein, eine TSE-Box zu nutzen. Diese wird in Ihr Netzwerk integriert, sodass alle Kassen zentral mit einer TSE kommunizieren können.
   

Die gesetzlichen Grundlagen stellen spezielle Anforderungen an jeden Kassenbeleg. So müssen für jeden Geschäftsvorfall folgende Daten aufgezeichnet werden:

• Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
• Fortlaufende und eindeutige Transaktionsnummer
• Daten des Vorgangs
• Art des Vorgangs
• Zahlungsart(en)
• Zeitpunkt des Vorgangsendes bzw. des -abbruchs
• Prüfwert
• Seriennummer des Sicherheitsmoduls bzw. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
   

Die Daten einer Registrierkasse müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies kann entweder intern oder über eine externe Speichererweiterung geschehen. Die Daten dürfen dabei jedoch nicht veränderbar sein.